As viagens de negócios fazem parte do dia a dia do mundo empresarial. Estas viagens podem ocorrer, quer a nível nacional, quer a nível internacional.

Uma vez que a empresa defina o seu projeto internacionalização, as viagens de negócios acabam por ser um mecanismo frequente e que se for efetuado de forma eficiente poderá trazer grandes benefícios às empresas – visitas e exposição em feiras ou missões empresariais.

Após um primeiro contacto menos direto e informal (por e-mail ou telefone) as viagens de negócios acabam por assumir um papel fundamental na prossecução dos objetivos da empresa em termos práticos e realistas. As viagens de negócios podem ocorrer, numa primeira fase, com objetivo de prospeção do mercado, assim como de pesquisa e análise cultural (ver outros artigos aqui no Blog do BOW).

Uma vez ultrapassada esta fase, e o projeto de internacionalização avança em função dos contactos estabelecidos com potenciais importadores, distribuidores ou agentes, as deslocações ao estrangeiro devem ser bem planeadas para o cumprimento de objetivos específicos. Caso a empresa contrate consultores externos especializados em marketing, consultores especialistas em negócios internacionais ou responsabilize o departamento de marketing interno da empresa para elaboração do plano de marketing internacional, é condição necessária e suficiente para que os representantes conheçam de forma aprofundada o produto ou o serviço, para que possam estar na posição confortável de responder a qualquer dúvida de potenciais clientes.

A primeira impressão é central para o primeiro impacto, uma vez que será o primeiro momento em que os potenciais clientes entram em contacto real com a marca, com o produto ou serviço e mais do que isso, entram em contacto com as pessoas que representam o produto ou serviço. Este contacto direto permite a ambas as partes reconhecerem e perceberem a cultura empresarial, bem como avaliar se existem as condições  necessárias para a prossecução de um projeto conjunto.

Nas deslocações ao estrangeiro, os representantes devem, à partida, fazer-se acompanhar de amostras de produtos já com as características adequadas ao mercado-alvo (em termos o packaging e outras variáveis do Marketing Mix).

E qual é o peso deste custo no total dos custos necessários para a sua organização funcionar?

Os custos de viagens e de eventos podem correr o risco de serem ignorados porque se pensa serem algo ocasional, por vezes extraordinário e não relevante em termos estratégicos para as organizações. Esta ideia não está correta, sendo as viagens de negócio, na verdade, um investimento-chave para o sucesso das organizações.

Para muitas organizações já com operações a nível global, as viagens em negócio, chegam a ser considerada a segunda maior fonte de custo!

Estima-se que, nos últimos quinze anos, as despesas de viagens das organizações, a nível mundial, mais
do que duplicaram para um valor acima dos 1300 mil milhões de dólares americanos. Até 2021, a previsão é que irá ultrapassar os 1700 mil milhões de dólares, sempre com taxas de crescimento superiores a 5% ao ano, sendo que a China, os Estados Unidos e a Alemanha preenchem os lugares do pódio.

Por outro lado, nunca como agora a forma como os colaboradores incorrem em despesas em nome das organizações sofreu tantas alterações. A economia digital transformou as despesas de negócio para um cenário em que existem cada vez mais categorias de despesa, diferentes formas de pagamento, diferentes integrações com novas plataformas e com novos players de serviços no mercado.

Neste sentido, uma pequena ou média empresa que pretenda internacionalizar o seu negócio deverá ter esta possibilidade de viagens ao estrangeiro como uma factualidade, pelo que deverá estar atenta, não apenas aos custos que esta rubrica pode trazer à dinâmica de custos da sua organização, como estar atenta aos novos métodos e tendências nos mercados internacionais.

No processo de pagamentos existem novidades, com players muito inovadores como, por exemplo, a Revolut, que permite a viajantes converter moeda sem ter de pagar por esse serviço. Tudo isto para além dos já “tradicionais” GDS para a respetiva reserva de viagem, como a Amadeus ou a GetThere, e os também “tradicionais” fornecedores de cartões de crédito corporativos como a Visa, a MasterCard ou a Amex.

A própria função da agência de viagens nas organizações está a adaptar-se a esta nova realidade. Para serem mais efetivas a gerir esta importante fonte de custo, é imperativo que as organizações revejam as suas políticas de viagens e de despesas, alinhando-as com os requisitos desta nova realidade, e que tenham uma cultura de conformidade com as mesmas, criando condições que permitam o aumento da produtividade dos seus colaboradores.

Toda esta transformação, com um layer de reporting para dar visibilidade aos dados, irá permitir à gestão controlar melhor estes custos e uma melhor tomada de decisão na escolha de parceiros de serviços, adequados a um funcionamento mais eficiente das organizações. Continuará a ser chave também a respetiva negociação
de tarifas com estes novos players, assim como é com os players já considerados tradicionais.

Estima-se que, nos últimos quinze anos, as despesas de viagens das organizações, a nível mundial, mais do que duplicaram para um valor acima dos 1300 mil milhões de dólares americanos

Em resumo, e para concluir este artigo, as organizações irão ter poupanças em áreas aparentemente escondidas, de origens tão diversas como:

  • Aumento da produtividade dos colaboradores, nos momentos de reserva de viagens e na criação dos relatórios de despesas;
  • Aumento da produtividade das funções de suporte ao processo de viagens e de despesas, pois será necessário menos tempo no processamento da reserva, assim como para auditar e para processar o pagamento das despesas;
  • Tomada de decisões mais inteligentes, pois os colaboradores e as chefias poderão fazê-lo de uma forma mais simples através da tecnologia, podendo escolher fornecedores de serviços mais eficientes, aumentando a satisfação geral dos utilizadores e reduzindo o custo;
  • Diminuição do número de “recibos perdidos” e de não conformidades, tendo auditorias mais musculadas e minimizando o risco de despesas fora da política.

Autor: Equipa de conteúdos do BLOG do BOW @10,2019